流程目标
IT服务的预算与核算的目标在于做好IT服务的预算管理和会计核算,在此基础
上可进一步深入,对IT服务进行计费,量化IT服务的成本效益。
11.6.3与其他流程的关系
财务管理流程与其他流程的关系有:
1.服务级别管理流程
服务级别管理协议(SLA)定义了客户的期望和服务提供者的义务,其中包含了针
对不同服务的不同服务级别,服务级别越多,则对IT服务计费的重要性及产生的效
益越显,不过与此同时,也会增加用于预算、会计核算和计费流程的间接费用。
2.容量管理流程和可用性管理流程
容量管理和可用性管理流程受到相关成本信息的影响,容量管理成本的增减影
响着容量计划的制定,服务可用性管理的要求变化也影响着成本的增减。
3.配置管理流程
配置管理数据库(CMDB)中包括的配置的成本信息有助于提供IT服务计费的数
据。例如根据客户使用的IT服务需要提供的资源清单,计算每笔交易产生的服务费用。
4.业务关系管理流程
组织前期需要与客户做好沟通交流,使客户认同具体的定价规则。
11.6.4活动和过程
1.IT预算
由于客户可以投入IT预算的金额是有限的,所以IT资源也是有限的。在资源有限的情况下,为了满足大规模的客户需求,信息化建设应该是一个循序渐进,具有周密规划的长期过程。任何计划外的调整都会打乱服务的开发、投产计划,不同程度地对项目进度和运维造成影响,轻则导致IT资源的浪费,重则影响服务质量,甚至给今后的建设带来巨大成本和不可预料的隐患。因此,强化计划意识,合理调配资源,严格控制预算,是十分必要的。
(1)预算编制
从理论上讲,编制预算的过程是客户根据IT服务提供者提供的IT服务的价格进行项目可行性分析,并整合成一个所有各方都同意的、可实施的计划的过程。而在实践中,由于定价机制的不成熟,往往是先由客户提出需求,IT服务提供者再根据需求编制预算,最后通过双方协商确定。
无论编制预算的过程如何,首先应确定预算包含的成本类型。一般来说,IT预 算的成本项目主要有四类。第一类,IT服务的固定资产成本。指的是组织在IT系统的硬件支撑设备上的花费,包括大型机、小型机、PC服务器、网络设备、存储设备、个人计算机等。第二类,IT服务的软件成本。是指组织在软件方面的投入,主要包括操作系统、中间件、应用系统、数据库、系统监控工具及分析软件等。第三类,人力成本。主要指组织对与IT服务相关的人力成本的投入,主要包括员工薪水、交通费、日常开销、加班费、培训费及差旅费用等。第四类,外部服务成本。主要包括由外包的各种服务产生的成本。
在确定成本类型后,IT服务提供者应制定符合自身情况的成本模型,根据市场价格和历史数据确定每种服务可能的成本,并取得客户认可。然后利用确定的成本模型分析客户需求,得到初步的预算,再与客户进行协商。如果客户希望降低预算,不论是削减项目需求还是提高服务提供者的运营效率,都应及时反馈到服务级别管理流程,以确保提供适当的、正确的服务级别。
(2)预算控制
IT新项目启动后,需要根据项目实际的实施计划和进度要求,申请经费,购置资源。这个过程各个组织都有自己的流程,通常可以包括采购申请审批、招投标、签署合同等步骤,并由IT预算管理员登记项目预算的申请和实际使用的情况,进行跟踪管理。
有时,由于紧急的需求变更或其他突发原因,不得不在计划外启动一些项目,或者较大程度地改变计划内项目的建设方案,需要额外购置一批IT资源,必然涉及增加设备、软件、服务等成本的增加,需要追加预算。此时,IT预算管理员就要经相关审批手续调剂部分预算,以购置相关资源,满足这些项目的需求,组织也可以考虑预留部分不可预见费用的预算,以满足不时之需。
IT预算管理员应定期向客户提供预算执行情况,并在财务年末根据一年的IT 资源购置情况,编写分析报告,对IT预算的执行管理、资源配备的合理程度和IT 建设目标的完成等情况作出综合的分析。
2.确认责任中心
确认责任中心是IT核算的前提,IT确立的责任中心不同,则所需要的IT核算信息也不同。一般来说可将IT服务提供者确立为以下三种性质的责任中心:
(1)核算中心(accountingcenter)
一般来说,对于对内提供IT服务的预算与核算最容易实现的是成为核算中心,即只是简单地核算有些预算项目的投入成本。整个IT会计系统集中于成本的核算,从而在无需支出账单和簿记费用的情况下改进投资决策。然而,这种政策可能不能影响客户的行为,也不能使IT部门能够完全从财务角度进行经营。
(2)成本中心(recoverycenter)
对内提供服务的IT部门可以对IT投资的产出(服务)作简单的成本分配,按成本中心模式来运营。这种模式下IT部门对其IT支出要进行全面核算并从客户收费中得到补偿。这种政策要求核算所有付现和非付现成本,确认IT服务运营的所有经济成本。这种核算政策的优点在于改进了服务提供过程中的成本控制,确认了客户的真实成本和提高了不同组织在核算方法上的一致性。
(3)利润中心(profitcenter)
能真正商业化运营IT部门的第一步,就是成为利润中心,即IT部门拥有完整的会计核算体系。专业提供IT外包服务的企业一般都是这种模式。这种模式下IT 服务提供者可以按照一个独立运营的经济实体样有足够的自主权去管理IT服务,但其目标必须由组织或客户确定。这种核算政策的特点是:能够明确地识别产品或服务并可向市场出售;每一个产品或服务都有明确的价格。这样,当IT服务客户对服务的质量或者价格不满意时可以自由选择其他服务提供商。利润中心模式在给予IT服务提供者足够的自主权的同时,也带来了运营风险,它使得IT服务客户对IT 服务提供者采取更加严格的考核手段(因为它们是以盈利为目的的),在存在竞争的情况下,客户可能选择水平相当但价格便宜的供应商,对IT服务提供者而言,用户对IT服务的忠诚度会迅速下降。
3.IT核算
IT核算指的是对于IT服务运作过程中产生的各种成本和效益进行确认、计量和报告的过程。IT会计核算最主要的工作是定义成本要素,成本要素是成本项目进一步细分的结果,例如,固定资产可以进一步分为大型机、小型机、PC服务器、存储及网络设备。这有利于将识别的每一项成本填报在成本表中。成本要素结构一般在年当中是相对固定的。定义成本要素结构一般可以按部门、按客户或按产品划分。
IT核算大致分以下几步骤:首先,依据客户占用IT资源的情况,将纳入分摊范围的成本所对应的IT资源拆分成若干部分(简称服务元素);其次,客户确认服务元素;三是确定服务元素所对应的成本因素(简称成本元素),建立客户、服务元素、成本元素的对应关系;四是计算成本元素对应的成本,统计客户的成本分摊数据。
4.服务计费
IT服务计费是向使用IT服务的客户收取服务费用的过程。包括计费对象的确定和计费方法的选择。
IT服务计费是以IT核算为基础,IT服务计费工作复杂、繁琐,工作量巨大,需由IT服务提供者统二组织、协调IT服务计费工作,制定IT资源拆分规则,建立客户. 服务元素. 成本元素的对应关系准则, 计算. 统计客户的 IT服务成本。IT服务提供者根据IT资源拆分规则和服务元素、成本元素的对应关系准则,结合IT 资源使用的实际情况,确定、统计所属IT服务元素的客户及对应成本元素,建立所属固定资产编号与其相关折旧账目的对应关系;客户负责确认使用的成本元素;并利用固定资产管理、管理会计等工具,提供当前有关固定资产折旧明细、无形资产摊销及相关IT费用支出明细。
向客户收取IT服务费用,一般可以迫使客户有效地控制自身的需求、降低总体服务成本,并有助于IT服务财务管理人员重点关注些不符合成本效益原则的服务项目。因此,从上述意义上来说,IT服务计费,通过市场化运作并以价格机制作为合理配置资源的手段,使客户自觉地将其真实的业务需求与服务成本结合起来,从而提高了IT投资的效率,这对于对内提供IT服务的组织尤为重要。