文档体系建制

文档体系

二级文档：每个流程的管理办法和制度。

三级文档：流程实施细则、作业指导书(指南及规范)以及其他与流程相关的文件等。

四级文档：流程模板和运行记录(日志、周报、会议纪要、报告、计划)等。

组织可以按照一级一〉二级一枷三级卅四级的顺序进行文档编写和整理，其中4级文档的模板工作在本阶段完成，运行记录则是在流程建制后运行阶段生成。具体单个文档的编写要点和示例将在下文中详细介绍。从整体上来说，组织在文档体系建制时应关注以下内容。

1.流程文档模板的编写

在编写二阶流程管理办法等文档时，通常可以先完成文档模板的编写，规范和固定文档的内部架构，便于各流程管理人员进行后续开发时能统一风格。

2.文档命名、格式规范

文档命名、格式的规范是集中编写文档前需要统一和确认的重要内容，事实上，也是组织文档管理流程的重要组成，在ISO20000认证通过后也将继续发挥作用。

3.统一文档评审和发布

文档编写完成后的统一讨论、评审、发布是集中编写阶段的重要保障。尤其对于基础相对薄弱的组织来说，文档编写阶段需要完成的工作较多，没有统一的评审和发布方式将使众多文档的编写工作处于单打独斗、混乱无序的状态。

4.文档修订和更新

文档通过评审并发布后，并不意味着文档建制的结束。大多数组织都已经意识到文档修订和更新的重要性。在集中式建制时，可确定版本信息、修订方式等内容，为后续工作打下良好基础。

5.安全管理

安全管理在集中编写阶段并非是最为急迫的工作，但在后续运行和改进过程中是组织必须考虑的重要内容。包括文档的涉密等级、权限管理、归档和销毁等。

除以上的几点外，在一些成功案例中还可以看到“封闭式开发”发挥了相当程度的作用。在完成差距分析阶段工作后，组织可以引入封闭开发的工作思路，将项目组及部分流程管理人员集中安排至特定场所，事先准备好相关参考资料，进行集中式讨论和编写。这样的方式，一方面能将文档编写人员和流程建制人员从繁杂的日常工作中解放出来，使工作连续性得到保障，间接提高了完成质量和效率；另一方面，使文档建制从个人挤牙膏式的编写方式改为集中讨论式的互动，在头脑风暴的过程中更好地发挥了集体的智慧。实际情况常常是，集体讨论的时间比文档编写的还要更多一些，经过充分讨论后流程管理文档可谓水到渠成。最后要说的是，文档体系的建立过程并非一定需要有工具平台支持，但对于些有专业化文档管理系统或平台的组织而言，充分利用电子化平台，对于文档体系建制工作无疑是如虎添翼。

当然，世界上没有两片同样的叶子，也不会有两份相同的管理文档，更不会有同样的文档体系。任何组织都必须认识到只有适合自身情况和发展方向的体系文档才是最好的。从这个意义上说，IT组织投入再多的人力进行管理文档的编写和整理也都属于“磨刀不误砍柴工”。